Gerenciamento da realização de benefícios explicado de forma simples

Eu recentemente tive a experiencia de uma gerente de projetos de destaque no Reino Unido e internacionalmente ter resumido minha apresentação sobre Gerenciamento da realização de benefícios e sucesso de projetos no PMI Global Congress EMEA (Maio/2015) de uma forma que é provavelmente melhor do que eu mesmo o faria. Elizabeth Harrin de forma inteligente dividiu a primeira metade da minha apresentação em 4 partes, o que na minha opinião tornou a leitura fácil e agradável.  Eu tomei conhecimento da iniciativa depois que os posts foram publicados no site/comunidade do PMI ProjectManagement.com, o que foi uma ótima surpresa que me fez sentir muito feliz e honrado.

Minha apresentação foi uma versão revisada do webinar gestão de realização de benefícios e sucesso do projeto (originalmente apresentado para a comunidade de práticas de gerenciamento organizacional de projetos do PMI), que eu ampliei com resultados de pesquisas mais recentes. A sua primeira metade, que foi resumida em seus quatro posts, proporcionava um breve panorama da gestão de realização de benefícios.

A primeira parte é uma introdução à gestão de benefícios (realização de benefícios: O básico explicado, @The Money Files), onde ela explica que benefícios gerados a partir de mudança que ocorre para mover o negócio de um estado atual para um desejado estado futuro – ou ‘Visão’. Ela apresenta um belo desenho feito à mão que é o redesenho de uma foto de um dos meus artigos de pesquisa publicados pelo International Journal of Project Management (abaixo).

Filling the value gap

Filling the value gap

Imagem 1: preenchendo a lacuna de valor (adaptado de Serra & Kunc, 2015)

Em seguida, o post explica o significado de ‘perceber’, como ‘fazendo com que algo aconteça’,’ fazendo as pessoas cientes de que aconteceu’ e ‘gerando dinheiro com isso’. Ele também observa os problemas de tradução que podem acontecer quando o termo é usado em outros idiomas. Apresenta também a minha explicação de que, em termos simples, “realização de benefícios  é um processo para fazer benefícios acontecerem e também para fazer as pessoas plenamente conscientes deles durante todo o processo.

Note que ‘Benefits management: Lost or found in translation’, que é uma análise abrangente da propagação da gestão de benefícios em todo o mundo e em diferentes idiomas, foi publicado recentemente por Richard Breese, Steve Jenner, John Thorp e eu (Breese et al., 2015).

O post conclui explicando gestão de realização de benefícios como um processo que envolve vários papéis diferentes em uma organização e que começa antes do início de um ciclo de vida do projeto e vai muito além do seu fim.

O segundo post apresenta ferramentas e papéis para gestão da realização de benefícios (ferramentas e funções para gerenciamento de realização de benefícios, @ The Money Files). Ele sinaliza a complexidade que existe em torno de gestão de realização de benefícios (GRB) – que é talvez  porque as organizações no Reino Unido estão cada vez mais contratando especialistas nesta área. Em seguida, é apresentada uma lista de ferramentas de GRB e cada ferramenta é brevemente descrita. Eu realmente gostei da maneira que ela acrescentou suas visões adicionamlmente ao resumo dos meus comentários sobre cada ferramenta. Depois disso, ela apresenta os três principais grupos de funções que eu empreguei para classificar as diferentes perspectivas envolvidas no processo de realização de benefícios – o que está alinhado com o brilhante modelo proposto por Zwikael e Smyrk (2011).

O terceiro post (como a realização de benefícios pode ser gerenciada?, @ The Money Files ) fala sobre a jornada após a entrega dos produtos do projeto até a realização dos objetivos estratégicos organizacionais. A relação entre as etapas deste processo é ilustrada por outro desenho muito bacana feito a mão que recria a outra figura do meu artigo de pesquisa (abaixo). Ela explica que os grupos de processos para gerenciar tal jornada podem ser divididos em planejamento de benefícios, revisão e medição benefícios e então realização de benefícios, todos estes alinhados por uma estratégia organizacional de gestão de realização de benefícios.

Benefits Dependency Network

Imagem 2: Rede de dependências de benefícios (adaptado de Serra & Kunc, 2015)

O quarto e último post da série, enfoca a utilização eficaz da gestão da realização de benefícios por uma organização (5 barreiras à gestão eficaz de realização de benefícios?, @ The Money Files ). Ele explica os 5 pontos-chave encontrados pela minha pesquisa, que são:

  • Níveis de competências organizacionais nas habilidades técnicas exigidas pelo gerenciamento da realização de benefícios.
  • Cultura organizacional em torno de sucesso do projeto e gestão estratégica.
  • Integração entre os processos de negócios e departamentos e/ou funções.
  • Processos específicos para a gestão de realização de benefícios, especialmente quando projetos entregam produtos para clientes que são externos à organização.
  • Estratégias de realização de benefícios em nível corporativo, cobrindo todo o ciclo de realização de benefícios.

Eu já venho mencionando esses 5 pontos há algum tempo em algumas de minhas publicações assim como em entrevistas e apresentações. Esses são produtos científicos, resultados de minha pesquisa. No entanto,  cerca de duas semanas atrás, colega me pediu dicas realmente chave para uma organização ter sucesso no gerenciamento da realização de benefícios – tinha que ser algo novo, da minha experiência. Após um minuto de reflexão, partilhei o meu ponto de vista sobre dois aspectos muito importantes para garantir não só o sucesso no gerenciamento de realização de benefícios, mas o sucesso empresarial:

  • Gerir o seu negócio como um negócio tem que ser gerenciado: ter uma estratégia de negócios claramente definida e gerenciar a execução de sua estratégia. Saber que cada uma das suas iniciativas (investimentos) visa apoiar a realização de determinados objectivos.
  • Conhecer seus processos e controlar seu desempenho: ter um modelo de negócios claramente definido (e se possível uma cadeia de valor) para que você saiba os processos de geram valor ao seu negócio, e então você possa gerenciar seu desempenho. Só controlando o desempenho dos seus processos que você pode realmente melhora-los.

Estes dois soam muito mais como uma recomendação para líderes de negócios do que para os gerentes de projeto. Talvez seja porque muito mais do que influenciam no sucesso de projeto, o gerenciamento da realização de beneficios tem influência sobre o sucesso estratégico do projeto e sobre a criação de valor para o negócio (Serra & Kunc, 2013; Serra & Kunc, 2015).

Espero que goste deste post. Se você tiver interesse neste assunto, eu recomendo que você dê uma lida nos postos de Elizabeth Harrin – eles são muito bons.